ZAMAN YÖNETİMİ

Zaman yönetimi, hepimizin hem özel yaşamın-da hem iş ve okul yaşamımızda edinmemiz gereken en önemli alışkanlıklardan biridir aslında. Ancak eksikliğini hissettiğimiz ancak ne olduğunu çözemediğimiz bir sorundur kimi zaman.

"Eğer çok kısa bir süre sonra öleceğinizi bili-yorsanız ve tek bir telefon konuşması yapmaya zamanınız varsa, kimi arar ve ona neler söylerdiniz? Öyleyse neyi bekliyorsunuz?

Eflatun 

1-İnsanoğlu çocukluktan sıkılır. Büyümekte acele eder. Sonra da çocukluğunu özler.

2-Önce para kazanmak için sağlığını harcar. Sonra da yitirdiği sağlığını kazanmak için parasını.

3-Hiç ölmeyecekmiş gibi yaşar, hiç yaşamayacakmış gibi ölür.

4-Hayata hazırlanmaya o kadar zaman harcar ki, hayatını yaşamaya vakti kalmaz.

5-İnsanoğlu yarını öylesine düşünür ki; bu günün elinden gittiğini fark etmez. Oysaki, hayat geçmişte ya da gelecekte değil, şimdiki zamanda yaşanır.

Her sabah hesabınıza 86,400 YTL yatıran bir banka düşünün. Gün boyu istediğiniz kadar parayı harcamakta veya harcamamakta serbestsiniz. Bunu istediğiniz herhangi bir şekilde kullanabilirsiniz, sadece bir koşul var: Harcamayı başaramadığınız meblağ ne kadarsa, ertesi güne devretmez.

Ve onun hiçbir bölümünü her ne nedenle olursa olsun, saklayamazsınız. Bir önceki günün tutarının tamamını harcamış veya hiçbir bölümünü harcamamış da olsanız ertesi sabah hesabınızda yine 86,400 YTL bulacaksınız.

Farkında olsanız da olmasanız da, yaşamınızın her gününde bu durumla karşılaşmaktasınız. Zaman "banka"dır ve size her gün istediğiniz gibi harcayabileceğiniz 86,400 saniye verilir. Ve bu saniyeleri kullanmayı başaramazsanız, onları ebediyen kaybedersiniz."

Düşünmeden öğrenmek zaman kaybetmektir.

Konfüçyüs

Birisi bir zamanlar 72 yıl yaşayan sıradan bir Amerikalının zamanını nasıl geçirdiğini hesaplamış:

21 yıl uyuyarak

14 yıl çalışarak

7 yıl kişisel bakım faaliyetleri ile uğraşarak

6 yıl yemek yiyerek

6 yıl seyahat ederek

5 yıl kuyrukta bekleyerek

4 yıl öğrenerek

3 yıl toplantılara katılarak

2 yıl arayıp kendisini bulamayanları arayarak

1 yıl kayıp eşyaları arayarak

3 yıl diğer faaliyetler

Zamanın çoğu saatler değil, dakikalar halinde boşa harcanır. Dibinde ufak bir delik bulunan bir kova da kasten boşaltılmış bir kova kadar boştur.

Paul J. Meyer

Erkekler ömründe ortalama: 117 gün giyinir,160 gün traş olur, 23 yıl uyur, 3 yıl yürür, 735 gün banyo yapar, 8-9 yıl çalışır, 150 gün tuvalette geçirir ve 5 ton yiyecek tüketir.

Kadınlar : 3.5 ton yiyecek tüketir, 6-7 yılı sofrada geçirir. 159 günü tuvalette, 531 günü ayna karşısında , 3 gün saate bakar ve 6 yılı televizyon karşısında geçirir. 

İnsanlar iki şeyde aldanmıştır: Sağlık ve boş vakit.

Hadis-i şerif

Zaman aslında herkes için sabittir, diğer bir deyişle herkes için günde 24, haftada 168 saat vardır. Ancak benzer koşullarda yaşayan çalışanların üretimleri bireysel yeteneklerden de kaynaklanan farklılıklar gösterir. Bu farkı yaratan etkenlerden biri de zamanın nasıl kullanıldığıdır. Zaman yönetimi, zamanı akılcı kullanarak daha verimli sonuçlar elde edilmesini sağlar.. Günümüz koşullarında gün-delik yaşamın gereklerini yerine getirmek zamana kar-şı gerçekleştirilen bir uğraş halini almıştır. Bu yüzden zamanı iyi değerlendirmeyi öğrenmek herkes için stresi azaltacak, yararlı bir beceridir

Tembellik insanı öyle sarar ve etkiler ki, çalışan bir insanın, tembelliğin kurbanı olmuş bir kişiden daha çok dinlenme zamanı vardır.

(Edmund Burke)

Zaman yönetimi için yapılması gereken ilk şey zamanın nasıl geçirildiğini belirlemektir. Herkesin yaşamında sabit olan uyku, yemek yemek, kişisel temizlik ve bakım, ulaşım gibi zorunlu işler için harcanan zaman çıkarıldıktan sonra kalan süre için planlama yapılabilir.

Plan yaparken dürüst ve gerçekçi olmalı, görev-lerin yanı sıra sosyal aktiviteler ve egzersiz için de zaman ayırmalıdır.

Gününü faydalı bir şekilde kullanmasını bilen bir insan için asıl mutluluk akşam vaktinde gelir.

(Corneille)

Uzun ve kısa vadeli hedef ve öncelikleri belirlemek, hedefler için eylem planı yapmak,  bunları gerçekleştirmek için yapılacak işler listesi hazırlamak, mükemmelliyetçiliği bırakmak, öncelikleri belirleyebilmek, hayır diyebilmek, Aynı zaman dilimine birkaç işi sıkıştırmak (örneğin işe ya da okula giderken veya bir şeyler beklerken kitap okumak, yemek hazırlarken ya da banyo yaparken önceden kaydedilmiş ders notlarını kasetten dinlemek gibi) bu konuda ana başlıklardır.

Amerika’da yanlış gelen e-postaları temizlemenin zaman olarak Amerikan ekonomisine maliyeti 22 milyar dolar.

Hastalık gelmeden sağlığın, ihtiyarlık gelmeden gençliğin, fakirlik gelmeden zenginliğin, ölüm gelmeden hayatın kıymetini bilin.

Hadis-i şerif

Televizyona veya alışverişe dalmak, telefonda sohbet etmek en önemli zaman çalıcılardandır. Habersiz gelen ziyaretçiler ve kazalar.(bilgisayarınızın çökmesi ya da virüs bulaşması, elektriklerin kesilmesi, bitmiş ödevin üzerine çay dökülmesi, bir işi yapmak için gerekli malzemelerin tümüne sahip olunmadığının son anda fark edilmesi gibi)Özellikle belli bir tarihte bitmiş olması gereken işlerin planlanmasında önceden hesaplanmazsa “zaman yönetimi felaketleri”ne dönüşebilir.

Zaman büyük bir öğretmendir; ne yazık ki bütün öğrencilerini öldürür.

(Curt Goetz)

Zaman yönetiminde bireyler birçok tuzakla karşı karşıya gelmektedir:

Plânsızlık. Bilinçli bir plânlamanın yapılmaması, işlerin zamanında bitirilmesine engeldir.

"Hepimiz hayatın kısalığından söz ederiz de, boş geçen zamanımızı
nasıl kullanacağımızı bilmeyiz"

Ertelemek. Kişinin meslekî kariyerini yıkabilecek, mutluluğunu bozacak ve hatta hayatını kısaltacak, her alanda başarısını azaltacak bir alışkanlıktır.

Zor iş, zamanında yapmamız gereken, fakat yapmadığımız kolay işlerin birikmesiyle meydana gelir.

J.J.Rouseau

Öncelikleri belirleyememek ve sıraya koyamamak. Önceliklerinizin önceliklerini belirleyin.

Ana ve babaların çocuklarına bağışlayabilecekleri en güzel miras, günlük zamanlarından bir kaç dakikadır.

(O.A. Batista)

İnsanlar ömür kısadır derler ama, yine de onu kısaltmak için ellerinden geleni yaparlar.

(Jean Jacques Rousseau)

Kendini gereğinden fazla işe adamak (işkolik olma). İşlerimizi verimli bir şekilde yapabilmemiz için fiziksel ve zihinsel olarak zinde olmalıyız. Bu da ancak düzenli bir çalışma ile olur.

Kendini gereğinden fazla işe adayan insanların, ailesine, spora, gezmeye, düşünmeye ve diğer sos-yal etkinliklere ayıracak zamanları yoktur.

Yaşamı seviyor musun? Öyleyse zamanı harcama, çünkü yaşamın yapıldığı madde zamandır.

Benjamin Franklin

GAYESİ OLMAYAN KİMSE, ÇALIŞMAKTAN ZEVK ALAMAZ.                                                                     

Emille Raux 

Acelecilik. Bazı insanlar zaman baskısından hoşlanırlar. Bunlar aceleci tavır takınarak kendilerini sürekli bir şeyler yapmak zorunda hissederler.

Kırtasiyecilik ve verimsiz okuma.

Rutin ve gereksiz işler.

İki günü birbirine eşit olan ziyandadır.

Hadis-i şerif

 Açık kapı politikası (hayır diyememek) Eğer gücünüzden fazlasını üstlenirseniz, size olan güven azalır.

Gündemsiz ve verimsiz toplantılar. Yapılan her türlü toplantı zaman alıcıdır. Sorun; gündemi belirlenmeden yapılan, normal süresini aşan ve amacına ulaşmayan toplantılardır.

Evlatlarınızı devriniz için değil, onların devirleri için yetiştiriniz.

(Hz. Ali)

“Bir neslin kaderini önceki nesil tayin eder.”

Konfüçyüs

 Kararsızlık. Zaman ve para kaybına neden olduğu gibi, moralsizliğe de yol açar.

Yetki verememek. Yöneticiler genellikle yetki aktarımı yapmayı güçlerinin azalması olarak algılarlar.

Dağınık masa ve büro düzeni; yorgunluk, verimsizlik, baş edememe hissi, stres ve hakimiyet yoksunluğu oluşturur. Ayrıca yaşamınızı kısıtlar.

 Mükemmellik Hastalığı : Bazıları mükemmele ulaşmak için gereğinden çok zaman harcarlar. Bu bazen hastalık halini alır, her gün bilerek herhangi bir işi mükemmel olmayan bir şekilde yaparak bu hastalıktan kurtulabilirsiniz.

Yıllar, günlerin hiç bir zaman bilemeyeceği bir çok şeyi öğretirler...

(Ralph Waldo Emerson)

Söylediklerinize dikkat edin; düşüncelere dönüşür...

Düşüncelerinize dikkat edin; duygularınıza dönüşür...

Duygularınıza dikkat edin; davranışlarınıza dönüşür...

Davranışlarınıza dikkat edin; alışkanlıklarınıza dönüşür...

Alışkanlıklarınıza dikkat edin; değerlerinize dönüşür...

Değerlerinize dikkat edin; karakterinize dönüşür...

Karakterinize dikkat edin; kaderinize dönüşür...

(Mahatma Ghandi )

Ya ümitsizsiniz.

Ya da ümit sizsiniz.

Ya çaresizsiniz.

Ya da çare sizsiniz.

(Behçet Necatigil)

Etkili Zaman Yönetimi İçin Birkaç Öneri

1. Hafta boyunca yapmak istediklerinizi listeleyin ve öncelik sırasına dizin.

2. “Günlük yapılacaklar" listesini önceliklerinize göre hazırlayın.

3. Listenizin başındaki işlere büyük bir dikkatle yaklaşın.

4. Başladığınız işi bir kerede tamamlayın.

5. "Zamanımı en iyi şekilde nasıl değerlendirebilirim?" diye kendinize sorun ve uygulayın.

Etkili bir zaman yönetimi bize okumaya, dinlemeye, düşünmeye, iletişim kurmaya ve kariyerimizi plânlamaya fırsat verir.

“Bir işin yapılmasını istiyorsanız, o işi meşgul bir insana verin”

Churchill

Gününden yararlan, yarına güvenme.

Horace

Kavanozu Doldurmak

Aşağıdaki gerçek hikaye Kellog Business School'da (North-western Üniversitesi) İş İdaresi master öğrencileri ile Zaman Yönetimi dersi profesörü arasında geçer:

Profesör sınıfa girip karşısında duran dünyanın en seçilmiş öğrencilerine kısa bir süre baktıktan sonra, "Bu gün Zaman Yönetimi konusunda deneyle karışık bir sınav yapacağız" dedi.

  Kürsüye yürüdü, kürsünün altından kocaman bir kavanoz çıkarttı. Arkadan, kürsünün altından bir düzüne yumruk büyüklüğünde taş aldı ve taşları büyük bir dikkatle kavanozun içine yerleştirmeye başladı.

Kavanozun daha başka taş almayacağına emin olduktan sonra öğrencilerine döndü ve "Bu kavanoz doldu mu?" diye sordu. Öğrenciler hep bir ağızdan "Doldu" diye cevapladılar.

  Profesör "Öyle mi?" dedi ve kürsünün altına eğilerek bir kova mısır çıkarttı. Mısırı kavanozun ağzından yavaş yavaş döktü.

Sonra kavanozu sallayarak mısırın taşların arasına yerleşmesini sağladı. Sonra öğrencilerine dönerek bir kez daha "Bu kavanoz doldu mu?" diye sordu.
Bir öğrenci "Dolmadı herhalde" diye cevap verdi. "Doğru" dedi profesör ve gene kürsünün altına eğilerek bir kova kum aldı ve yavaş yavaş tüm kum taneleri taşlarla mısırların arasına nüfus edene kadar döktü.

   Gene öğrencilerine döndü ve "Bu kavanoz doldu mu?" diye sordu.
Tüm sınıftakiler bir ağızdan "Hayır" diye bağırdılar.

"Güzel" dedi profesör ve kürsünün altına eğilerek bir sürahi su aldı ve kavanoz ağzına kadar doluncaya dek suyu boşalttı. Sonra öğrencilerine dönerek "Bu deneyin amacı neydi" diye sordu.

 Uyanık bir ögrenci hemen "zamanımız ne kadar dolu görünürse görünsün, daha ayırabileceğimiz zamanımız mutlaka vardır" diye atladı. "Hayır" dedi profesör, "Bu deneyin esas anlatmak istediği eğer büyük taşları baştan yerleştirmezsen küçükler girdikten sonra büyükleri hiç bir zaman kavanozun içine koyamazsın" gerçeğidir.

  Öğrenciler şaşkınlık içinde birbirlerine bakarken profesör devam etti: "Nedir hayatınızdaki büyük taşlar? Çocuklarınız, eşiniz, sevdikleriniz, arkadaşlarınız eğitiminiz, hayalleriniz, sağlığınız, bir eser yaratmak, başkalarına faydalı olmak, onlara bir Şey öğretmek!

   Büyük taşlarınız belki bunlardan birisi, belki bir kaçı, belki hepsi. Bu akşam uykuya yatmadan önce iyice düşünün ve sizin büyük taşlarınız hangileridir iyi karar verin.

   Bilin ki büyük taşlarınızı kavanoza ilk olarak yerleştirmezseniz hiç bir zaman bir daha koyamazsınız, o zaman da ne kendinize, ne de çalıştığınız kuruma, ne de ülkenize faydalı olursunuz.

   Bu da iyi bir iş adamı, gerçekte de iyi bir adam olamayacağınızı gösterir".
Profesör, ders bittiği halde konuşmadan oturan öğrencileri sınıfta bırakarak çıktı.

"Yasam geriye bakarak anlaşılır, ileriye bakarak yaşanır."

Hiç yapamayacağın şeyleri yarına bırakma.

Moris Mandel

Hazırlayan

Arif ÖZBEYLİ